El Enterprise Content Management (ECM) para la gestión documental en la Dirección de Proyectos es una herramienta fundamental, ya que durante la ejecución de un proyecto se genera una gran cantidad de documentos. El propósito de la gestión de documentos generados en proyectos es la de proveer información necesaria, en tiempo y forma adecuados, a todos los actores implicados.

La gestión de documentos en Project Management implica elaborar, identificar, compartir, revisar, aceptar, controlar, clasificar y archivar la documentación que se genera en el marco del proyecto. Esta gestión debe estar basada en una metodología preestablecida con el objetivo de:

• Diseñar el sistema de manera que todo el conjunto de documentos guarde coherencia y esté estandarizado, para facilitar el uso efectivo por parte de los actores implicados.
• Proveer de un entorno de colaboración adecuado para la gestión, ejecución y control del proyecto.
• Asegurar que la documentación es adecuada y fácilmente accesible por parte de todo el equipo implicado.
• Servir de base al sistema de reporting del proyecto.

Los requisitos a nivel de gestión de documentos para la Dirección de Proyectos son en líneas generales:

• Archivo. Los documentos deben ser almacenados según una estructura y tiempos de retención establecidos.
• Niveles de acceso. El acceso o las acciones a realizar sobre los documentos por parte de un miembro del equipo deberá estar controlado por el nivel de confidencialidad de los mismos, a través de permisos y roles establecidos.
• Identificación y descripción de documentos. Deberá ser lo más estandarizada posible para facilitar la identificación y la recuperación de documentos.
• Control de versiones y estados. Los documentos están en constante cambio y es necesario controlar sus versiones para que no haya errores. Lo mismo con la definición de estados.
• Flujos de aprobación. Aprobación de documentos por parte de responsables antes de pasar su estado a versión final o de entregar al cliente, según la política de calidad establecida.

Funcionalidades destacadas del Enterprise Content Management para la Dirección de Proyectos

Gestión de documentos:

• Creación de documentos.
• Creación de espacios virtuales.
• Operaciones básicas sobre documentos.
• Gestión de metadatos.
• Motor de búsqueda y recuperación.
• Colaboración (groupware).
• Medidas de seguridad.
• Control de acceso.

Información extraída del webinar impartido por Francisco Ricau para EALDE Business School.