La recepción del presupuesto, retribución e implementación, monitoreo y control, y elaboración de informes son algunos de los aspectos fundamentales sobre los que se sostiene el Control de Costes en Dirección de Proyectos.

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• La recepción del presupuesto

El equipo de control de costes nunca desarrolla el presupuesto. Lo recibe del área comercial/ventas, para su implementación en el proyecto. El director de proyectos estudia y reconfigura el presupuesto. Posteriormente, el equipo de control de costes lo detalla e implementa conforme a la Estructura Detallada de Costes (CBS) y lo mapea con el código de cuentas de la compañía.

El presupuesto original o línea base de costes nunca se modifica. Si se produce algún cambio al contrato, éste se implementa en sus códigos correspondientes. El presupuesto original más los cambios aprobados constituyen el presupuesto actual.

• La redistribución e implementación

Una estimación de fase de oferta es por su naturaleza imprecisa. En Project Management se debe estudiar la estimación recibida y, si procede, redistribuir partidas: nivel de detalle, contingencias y partidas no presupuestadas.

En la implantación se cuenta con varios inputs: instruction to bidder (ITB), contrato, wbs work breakdown structure (WBS), cost breakdown structure (CBS) y estimación de oferta. Con el añadido de las contingencias y transferencias, se obtiene como output el presupuesto del proyecto.

• El monitoreo y control

En el ámbito de Control de Costes para la Dirección de Proyectos, cada partida tiene tres variables a considerar tanto para implantar la línea base de costes, como para su monitoreo y control. Se trata del dinero, las cantidades y el tiempo. Para el departamento financiero, las variables tiempo y dinero quizás pueden ser suficientes. Para Control de Costes, la variable cantidades es imprescindible.

Información extraída del webinar impartido por Francisco Santolaya para EALDE Business School.