Las auditorías internas en Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC) se pueden realizar siguiendo el estándar ISO 9001:20015. Esta normativa internacional proporciona las pautas para poder asegurar un enfoque lógico y efectivo en la gestión de la calidad dentro de una organización.

¿Qué es la ISO 9001:2015?

La ISO 9001:2015 es una normativa de referencia publicada por la ISO (International Organization for Standardization) y el IAF (International Accreditation Forum). Está orientada para realizar auditorías de certificación, pero también sirve para llevar a cabo auditorías internas. Recoge las bases para cumplir con las expectativas de calidad esperadas por clientes y proveedores.

El 2015 ha sido el último año de revisión de este estándar que se publicó por primera vez en 1987. De esta forma ha logado adaptarse a los cambios del mercado y asegurar la excelencia dentro de las organizaciones.

Cómo agregar valor a las auditorías internas con la ISO 9001:2015

Para conseguir la certificación oficial ISO, es recomendable primero realizar una auditoría interna de ISO 9001:2015. A continuación, vamos a compartir una serie de pautas para poder mejorar y agregar valor a una auditoría interna en sistemas de gestión de calidad.

1. Comprender el contexto y situación de la organización a auditar

Es necesario conocer el contexto interno y externo de la empresa u organización que se va a auditar. También es importante estar actualizados en lo que sucede en el entorno con el fin de revisar la viabilidad de la auditoría.

Podemos poner con ejemplo lo qué ha ocurrido desde el inicio del Covid-19. Hay empresas que no ha podido funcionar al 100%, otras que han pausado su actividad y otras que se han adaptado a las normativas perfectamente. El auditor debe conocer la situación de la organización para determinar si es o no viable realizar la auditoría en ese momento o dejarla para un futuro.

2. Enfocar siempre la auditoría a los riesgos

El enfoque a riesgos durante el proceso de auditoría interna es muy importante. Si se conocen los riesgos en cada una de las etapas que tendrán lugar, se trabajará con una ventaja. De ese modo, la auditoría será eficaz. 

Para trabajar de esta manera es necesario definir el alcance, la duración, los recursos, la confidencialidad de la información y la disponibilidad de pruebas y documentos. Una vez el auditor sepa qué posibles riesgos podrá encontrarse, podrá hacerles frente de forma eficaz.

3. Comunicación y lenguaje

El lenguaje y la comunicación entre auditor y auditado es muy importante. Muchas veces existen brechas comunicativas entre las dos partes ya que no se dedican al mismo sector. Por eso, es fundamental asegurarse desde las primeras reuniones que existe un entendimiento mutuo en todo momento.

Un proceso en el que exista comunicación efectiva servirá para realizar con éxito una auditoría interna ISO 9001:2015.

4. Orientarse más hacia los resultados que al cumplimiento de los procedimientos

Para los auditores es importante recordar que, aparte de comprobar que se alcancen los resultados, también es necesario verificar el cumplimento de los procedimientos. No solamente se debe observar los resultados, sino también asegurarse que existe una interfaz. Además, verificar que hay un uso de los procedimientos durante la actividad regular en la organización.

A veces, hay empresas que no aplican los protocolos establecidos en la ISO 9001:2015. Solamente se rellenan los documentos necesarios para poder realizar auditorías. El auditor es quién debe revisar que hay un cumplimiento de los protocolos durante el desarrollo de la actividad y lograr que estos mejoren la calidad en la organización.

5. Auditoria mediante el enfoque PHVA

El modelo PHVA (o PDCA en inglés) sirve para evaluar los procesos durante la auditoría interna. Este proceso sigue el siguiente planteamiento: planificar, hacer, verificar y actuar. De esta forma, el auditor puede determinar si hay oportunidades que no se aprovechan, aspectos a mejorar o bien si hay factores a corregir en cada uno de los procesos.

6. Reforzar el seguimiento después de la auditoría

Después de una auditoría interna es necesario reforzar el seguimiento del tratamiento de los hallazgos por parte de la organización auditada. En este caso, el auditor tiene una responsabilidad adicional. Este puede ir a revisar y hacer un seguimiento para ver cómo está trabajando la organización después de este proceso.

En los casos de la no conformidad es necesario revisar la corrección, la causa del problema, cuál será la acción correctiva, su implementación y, finalmente, revisar su eficacia.

Cómo enfrentar un proceso de auditoría por la parte del auditado

Es indispensable tener en cuenta que en una auditoría interna hay dos partes: el auditor y el auditado. Ambas partes están interesadas en indagar mejoras continuadas en sus sistemas de gestión de la calidad mediante la ISO 9001:2015.

Existen casos en los que el auditado siente que la auditoría es una “amenaza” en lugar de una búsqueda de oportunidades. Se debe tener en cuenta que durante este proceso no se buscan culpabilidades ni errores de personas. El objetivo final es buscar la forma de mantener y mejorar los estándares de calidad.

Los auditores internos deben ser capaces de tomarse el tiempo de explicar lo qué están realizando y para qué servirá su trabajo. Esto será de gran ayuda para que después de una auditoría interna con la ISO 9001:2015 se pueda agregar valor.

Máster en Gestión de la Calidad y Auditoría Interna

Los auditores de sistemas de gestión de calidad deben poseer una serie de habilidades para realizar su trabajo de forma eficiente. Para poder aplicar todas las pautas mencionadas anteriormente de forma eficaz, se debe contar con conocimientos de las normativas en gestión de calidad.

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